Tips til deg som skal arrangere et vellykket julebord!

Var du den heldige som plutselig fikk ansvaret for å arrangere årets julebord eller nyttårsfest? Uansett om det gjelder et større julebord for hele bedriften, eller et mindre julebord for en avdeling. Mange kan få litt hetta over å få ansvaret for å arrangere årets julebord.

Å arrangere julebord trenger på ingen måte å være komplisert.

Vi har samlet sammen noen tips om hva du bør tenke på når du skal planlegge julebord for din bedrift!

Etter en lang høst og en lang mørketid, er ofte julebord noe de fleste ansatte ser frem til og for mange kan det også være årets høydepunkt.

Et arrangement som julebord skal gi medarbeidere muligheten til å bli bedre kjent med hverandre, dele kompetanse og ikke minst forbedre arbeidsmiljøet når man kommer tilbake på jobb.

1. Fordeler med å være tidlig ute

Det er mange fordeler med å være ute i god tid. Det gir både større sannsynlighet for å finne et egnet sted og ønsket dato. Velg gjerne flere datoer du kan jobbe ut fra. Å være tidlig ute gjør det også lettere å forhandle gode betingelser med eventuelle leverandører.

2. Budsjett for julebordet

Før du går i gang kan det være lurt å bli enig om hvor stort budsjett du har til julebordet. Du vil også få en god oversikt over hva du har mulighet til å leie eller booke inn. Har du rom til å bruke penger på pynting og velkomstdrink? Eller kan du be bekjente stille opp frivillig, og heller bruke litt ekstra på en bedre treretters? Kan det lønne seg å leie et lokale hvor andre står for mat, servering og rydding, eller ønsker dere å gjøre mest mulig selv?

Snakk med sjefen om hva dere ønsker at pengene skal brukes på og finn ut hvilke muligheter og begrensninger budsjettet ditt har. Du kan fint spørre kolleger og sjefer om innspill ved behov.

3. Finn ut hvor mange som kan delta

Før du kan gå i gang med alt annet, er det lurt å få en røff oversikt over hvor mange som skal være med på julebordet. Dette vil sette standarden for hva slags lokale dere lander på senere, hvor mye mat som skal serveres, drikke, underholdning og så videre.

4. Valg av lokale

Velg et lokale som tilfredsstiller dine og bedriftens ønsker i henhold til beliggenhet, atmosfære og eventuelt utstyr dere måtte trenge.

Er dere et mindre selskap kan julebord i en restaurant være mer enn godt nok for et alle tiders julebord. En rekke selskapslokaler tilbyr også hjelp til forberedelser, servering og rydding. Mens andre tilbyr tomme lokaler med kun bord og stoler hvor mat/catering kommer i tillegg. Undersøk gjerne litt på forhånd før du bestemmer deg for lokale, slik at du vet at du har kapasitet til å ta deg av eventuelle ting som måtte komme utenom.

Det er ikke alltid at det lønner seg å spare på et område dersom det hele ender opp med en høyere prislapp totalt sett.

4. En fullstendig invitasjon gir bedre oppmøte

En god invitasjon gjør at gjestene kan begynne å forestille seg hvordan festen kommer til å bli. Sender du ut en fullstendig invitasjon fra start, vil mest sannsynlig flere takker ja.

En fullstendig Invitasjonen bør inneholde:

Dato, klokkeslett og sted: Gjerne en veibeskrivelse dersom selskapet holdes et sted hvor gjestene ikke har vært før.

Mat og drikke: Kan gjestene velge hva de ønsker å spise, eller er dette forhåndsbestemt? Allergier og andre tilretteleggelser er også en viktig faktor for at ingen skal føle seg oversett. Vær tidlig ute og la de inviterte gi beskjed om sine behov allerede ved påmelding.

Svarfrist: Det er alltid greit å vite hvor mange som kommer i god tid. Også for å melde tilbake til eventuell arrangør.

Kleskode: Er det et spesielt tema for festen? Dress og kjole, eller uformell julegenser?

Påmelding: Hvem skal de ta kontakt med for å melde seg på? Skal gjestene betale en egenandel og i så fall; hvordan skal de betale denne?

5. God mat og drikke

Ønsker dere tradisjonell julemat som pinnekjøtt eller svineribbe, eller kanskje en forhåndsbestilt treretters er å foretrekke? Ved større grupper kan julebuffet eller tapas være et godt alternativ til å holde det enkelt og smidig.

Det kan også være lurt å ta stilling til om gjestene skal kjøpe drikke selv eller om drikke til maten skal være inkludert. Kanskje dere ønsker drikkebonger eller egen bar i lokalet?

6. Underholdning og taler

Når valg av lokale er i boks, invitasjonene sendt ut og maten er bestilt, er tiden kommet for å bestemme seg for underholdning. De fleste forventer at lederen sier noen ord om året som har gått. Dette er også en fin anledning for utdeling av priser. Eksempelvis «årets gledesspreder», «årets medarbeider», «årets selger» og så videre.

Har du noen morsomme kollegaer er det ingenting i veien for å spørre dem om de vil holde et underholdningsinnslag. En liten quiz kan også være et enkelt grep for å skape litt liv og røre etter maten. Del gjestene opp i lag eller la hver enkel gjest delta individuelt gjennom eksempelvis det populære appen Kahoot. Husk å sjekke på forhånd om lokalet tilbyr prosjektor/skjerm og annet teknisk utstyr du måtte trenge.

Har dere et budsjett som tillater det, kan leie av en konferansier eller innsalg av en komiker bidra til morsomme innslag som tar stemningen til nye høyder. Hør gjerne med leverandør av lokalet om de kan sette deg i kontakt med noen som kan levere konferansier, komiker, dj, musikere eller artister.

Hos Magic Restaurants kan du

leie lokaler med alt inkludert!

Som tilbyder av selskapslokaler kan vi hjelpe deg gjennom hele prosessen slik at du og dine kolleger skal få et førsteklasses julebord. Vi kan ta oss av alt fra servering, bordoppsett, oppdekking og planlegging og vi skreddersyr gjerne ditt arrangement etter antall, ønske og behov. Spør oss gjerne hvilke muligheter som finnes og ta kontakt for en uforpliktende prat.

Les mer om julebord og selskapslokale til Magic Restaurants her